Mejora y automatización de los procesos de venta y distribución en una empresa industrial mediante la implantación de una solución ERP

Abstract

Koplast Industrial, empresa dedicada a la fabricación de tubos y derivados de PVC y caso de estudio del presente informe de ingeniería, presentaba problemas organizacionales de tipo funcional en sus procesos, los cuales no permitían direccionar los esfuerzos de manera eficiente hacia una mejora continua de la organización. Luego de realizar un diagnóstico a nivel estratégico y funcional, se determinaron las causas principales del problema, entre las cuales se identificó como una de las más significativas el hecho de tener un alto volumen de operaciones manuales o a través de hojas de cálculo. Identificadas las causas principales, se decidió revisar los procesos, optimizarlos con las mejores prácticas y soportar los mismos con tecnología de información para de esta manera dar solución a los problemas que presentaba la empresa. El alcance del presente informe abarca como caso de estudio de los procesos del área de ventas y distribución de Koplast Industrial. Para automatizar las mejoras en los procesos se decidió adquirir un sistema integrado de gestión operativo-contable, una aplicación de tipo ERP, para ello se realizó una evaluación tanto del sistema como también de la empresa que implantaría la solución. Para dicha evaluación se tomaron en consideración los siguientes criterios: Funcionalidad de la solución, Costo del proyecto, Experiencia del proveedor. Tecnología de la solución. Tiempo del proyecto. La implantación de la solución se realizó de manera exitosa sin costos adicionales y en el plazo establecido al inicio del proyecto. Se obtuvo una muy buena respuesta por parte de los usuarios, los cuales se mostraron dispuestos durante todo momento del proyecto a recibir ideas de cómo mejorar sus procesos actuales. La gerencia tuvo un rol fundamental durante el proyecto, viabilizando los recursos materiales y humanos para el logro de los hitos del proyecto en los plazos establecidos. La evaluación final brindó información acerca del impacto positivo tanto a nivel funcional como económico debido a la mejora de los procesos, a partir de las cuantificaciones realizadas antes y después del proyecto se obtuvieron resultados muy satisfactorios que justificaron de manera muy holgada la ejecución del proyecto. Como conclusión principal del presente informe se puede desprender que, para llevar a cabo la mejora efectiva de los procesos en una organización, es muy importante el análisis de los mismos, su optimización teniendo como referentes las mejores prácticas de la industria y su automatización mediante tecnologías que se encuentren alineadas con dichas prácticas. Para poder llevar a cabo todo lo mencionado es muy importante tener especial monitoreo de los factores críticos de implantación de la solución y su relación con los factores críticos del negocio. Dicho manejo se tiene que mantener como un pilar fundamental y de referencia durante la implantación, además se debe de utilizar una sólida metodología de implantación probada con éxito en el mercado y una adecuada gestión del cambio que permita asimilar los nuevos procesos por los empleados de la organización, de ésta manera, finalizado el proyecto los resultados pueden ser altamente gratificantes tanto para la empresa cliente, puesto que obtendrá un rápido retorno de la inversión, como también para la empresa consultora que se beneficiará con una gran referencia ó caso de éxito.