Implementación de un Sistema Remoto de Gestión Comercial (GECOM) en una Organización Regional

Abstract

El entorno es una organización regional, perteneciente a una empresa internacional con sede en Alemania, cuyas compañías miembros están ubicadas en los países de Colombia, Perú, Ecuador y Venezuela; teniendo como cabeza de región a la compañía ubicada en Colombia. Las áreas de negocios se dedican en sus actividades a la fabricación de productos para la salud y el mejoramiento de la calidad de vida del hombre. Opera con una fuerza de ventas que cubre todo el territorio de los respectivos países, distribuidos en zonas y sectores. Como operativa diaria, los vendedores visitan a los clientes y reciben los Pedidos mediante el llenado de un formulario prenumerado; indicando los datos de: cliente, condición de pago, transportista, almacén, artículo, cantidad, precio y descuento. Estos Pedidos son enviados, vía Fax, a las oficinas centrales de ventas para su atención. En estas oficinas, los datos de los Pedidos son complementados con la asignación de: código de cliente, código de condición de pago, código de transportista, código de almacén, revisión de precios y descuento. Los Pedidos son sometidos a un proceso de aprobación. Si es aprobado, se procede a su alimentación manual al sistema principal para posteriormente realizar el Despacho y Facturación. Los vendedores reciben reportes semanales de: Estado de cuenta corriente de Clientes, Saldos de inventarios. Lista de clientes. Lista de artículos y precios. Mensualmente reciben reportes de Estadísticas de ventas. Eventualmente pueden recibir por Fax los cambios en precios y descuentos. Toda esta información pierde vigencia rápidamente. Los hechos descritos anteriormente ocasionan: una centralización de las decisiones de ventas, debido a la deficiente base informativa; un intenso trabajo de verificación y complementación de datos, porque: los datos manuales tienen fallas de legibilidad, deben ser codificados antes de su ingreso al sistema y se necesita información válida para su aprobación; acumulación de Pedidos, “cuellos de botella”, pendientes de ingreso al sistema y por ende pendientes atención. Todo esto, finalmente, se traduce en una demora de mínimo 3 días en el proceso de atención del Pedido.