Implementación del método de las 5S en la gestión documental del archivo de una entidad pública

Abstract

El presente trabajo se desarrolló con la finalidad de demostrar los beneficios de la implementación del método de las 5S en la gestión del archivo de una entidad pública. Dicha herramienta de gestión de calidad que tiene como base cinco principios básicos: Selección, Orden, Limpieza, Estandarización y Disciplina, centrados en la organización y una transformación de filosofía de vida a través de cambios de hábito en las personas pasando de una cultura individualista hacia una cultura en colectividad, tanto en el aspecto laboral como en su vida diaria. El estudio se llevó a cabo durante 3 años, durante los cuales se realizaron diagnósticos de las tareas realizadas por la implementación del método de las 5S, con sus respectivas valoraciones, monitoreos y evaluaciones, para finalmente realizar el análisis de resultados. Los resultados obtenidos demuestran, mediante indicadores de estándar de desempeño e indicadores de gestión de archivo, que la adecuada implementación del Método de las 5S logró una reducción de tiempos de búsqueda y de personal, así como el aumento de la eficacia de la gestión de archivo en los aspectos productivos, técnicos, de personal y de servicio. Por lo tanto, se concluye que la implementación del método de las 5S logró impactar de forma positiva en la gestión del archivo, estableciendo una base consistente y sostenible para el desarrollo de una mejora continua.

The present work was developed in order to demonstrate the benefits of implementing the 5S Method in the management of a public entity’s archive. This quality management tool is based on five basic principles: Selection, Order, Cleaning, Standardization, and Discipline, focused on the organization and a life’s philosophy transformation through the change of people habits moving from an individualistic culture to a culture in collectivity, not only at work but also in their daily life. The study was carried out for 3 years, during which diagnoses were made of the tasks performed by the implementation of the 5S Method, with their respective assessments, monitoring, and evaluations, to finally perform the analysis of results. The obtained results demonstrate, through performance standard indicators and archive management indicators, that the proper implementation of the 5S Method achieved a reduction in search times and personnel, as well as increasing the efficiency of archiving management in the production, technical, personnel, and service aspects. Therefore, it is concluded that the implementation of the 5S method managed to have a positive impact on the archive’s management, establishing a consistent and sustainable basis for the development of continuous improvement.