Implementación de un sistema de trámite documental utilizando flujos de trabajo (Workflows) automatizados en una empresa de energía eléctrica

Abstract

Es muy común que las empresas de hoy en día manejen diversos tipos de documentos día a día, los cuales de manera genérica podemos agruparlos como documentos de entrada, documentos de salida y documentos a nivel interno. Para el manejo de estos documentos se utilizan procedimientos definidos o en algunos casos al ser frecuentes, pre- establecidos, que de una u otra manera permiten el funcionamiento de los flujos de trabajo (workflows) al interior de la empresa. En nuestro caso de estudio, la empresa posee diversos inconvenientes para el manejo de estos documentos, siendo el principal problema la utilización de documentos físicos en demasía; al generarse gran cantidad de documentos, muchas veces se hace imposible organizados, ubicarlos físicamente y encontrar un documento determinado, por ende, se genera demora en el manejo de los documentos. Además, según el funcionamiento de la empresa en mención, se generan diversas copias para diversas áreas involucradas, esto ha sido un punto crítico para la Gerencia General que, según los reportes mensuales de gastos administrativos, mes a mes se generan mayores gastos en la compra de hojas bond, tintas, lapiceros y otros accesorios de mesa. Debido a estas causas, la Gerencia General y el Área de Sistemas (Sistema de Gestión Empresarial - SGE) acorde al envolvente avance del uso de tecnologías de información, acordaron la implantación de un Sistema de Trámite Documental para el manejo de la documentación en la empresa. Ante esta iniciativa para solucionar la problemática se presentan diversas tecnologías que nos pueden ayudar en la implementación de este Sistema de Trámite Documentario, para ello debemos considerar que por la urgencia del proyecto se requiere en el menor tiempo posible, de acuerdo al presupuesto anual se requiere a un costo adecuado y se tiene un alcance ideal definido que involucra cubrir todos los flujos existentes en la organización. En este caso de estudio, se espera que tanto la decisión como la implementación del sistema de Trámite Documental permitan resolver la problemática mencionada, y que el uso de las tecnologías de información permita la automatización de los flujos de trabajo existentes y un costo / beneficio positivo para la empresa.