Seguimiento y control al plan de ejecución del proyecto de una institución educativa Virgen de Fátima - región Ancash

Abstract

El proyecto implica la construcción de una institución educativa en el distrito de Huallanca, región Ancash, mediante el mecanismo de Obras por Impuestos. Esta institución abarca un área de 4513.6 m2 e incluye aulas, edificios administrativos, talleres, sala de profesores, depósitos, servicios higiénicos y un auditorio. El presupuesto asignado fue de S/ 25’485,284.05, distribuido entre diversas especialidades como arquitectura, estructuras, instalaciones sanitarias, eléctricas, mecánicas y de comunicaciones. Se identificaron deficiencias en el expediente técnico, el cual fue desarrollado por hasta tres empresas diferentes, siendo la última (la empresa ejecutora) la encargada de lidiar con cualquier eventualidad en el desarrollo del proyecto. Estas deficiencias, descubiertas en la semana 16, incluyeron la presencia de agua subterránea y rocas de gran tamaño y resistencia que no podían ser removidas mecánicamente. Por la problemática antes expuesta, el objetivo general es describir la implementación de un plan de seguimiento y control efectivo para mitigar el impacto de las deficiencias del expediente técnico en la institución educativa Virgen de Fátima bajo la modalidad de Obras por Impuestos. Como parte de los objetivos específicos, se elaboró un plan de seguimiento bajo el enfoque del Last Planner System y se generaron dos reportes, uno utilizando este enfoque y otro empleando la herramienta Curva S. En la aplicación del seguimiento y control del proyecto, se presenta la generación de información derivada del cronograma, como la Ruta Crítica y la definición de hitos, que representaron los primeros compromisos del Equipo de Dirección del proyecto. Asimismo, se profundiza en la implementación del Last Planner System en el proyecto, resaltando sus elementos clave como LookAhead, Log de Restricciones, Registro de las Causas de no Cumplimiento y el Porcentaje de Actividades Cumplidas. Se abordan también las deficiencias encontradas en el expediente técnico y las medidas adoptadas para minimizar su impacto en el plazo del proyecto. Además, se describe el proceso de implementación y aplicación de la Curva S. El análisis de los resultados derivados del uso del Last Planner System muestra un arranque complicado durante las primeras siete semanas, con un punto crítico en la semana 16 (cuando se descubrieron las deficiencias del expediente técnico). Sin embargo, se implementaron medidas correctivas antes de la semana 18, lo que resultó en un mejor desempeño hasta la semana 22, manteniendo estabilidad hasta la semana 33 (la última semana evaluada). La falta de cumplimiento en la programación semanal generó un retraso en la obra, lo que requirió una reprogramación del cronograma. Se creó una nueva Curva S que reflejaba el avance real de la obra y la reprogramación necesaria para cumplir con la fecha de finalización del proyecto. También se concluyó que el análisis del proyecto bajo el Last Planner System reveló la importancia del Log de Restricciones y las reuniones semanales para implicar al equipo, aunque hubo dificultades en el seguimiento debido a compromisos desiguales. Las deficiencias en el Expediente Técnico se atribuyeron a cambios en las empresas y falta de criterio en la exploración. En cuanto al control, se mejoró el PAC tras medidas tomadas en las semanas 17 y 18, pero surgieron imprevistos financieros y sindicales. La Curva S se reprogramó después de la semana 21, logrando avances consistentes y superando expectativas, aunque el SPI mostró retrasos hasta la semana 21, sin impactar siempre el PAC, evidenciando una relación no directa. En cuanto a las recomendaciones, se propone un seguimiento más riguroso del expediente técnico antes de iniciar la obra, así como mejoras en el log de restricciones y el LookAhead. Se sugiere establecer metas claras tanto antes del inicio como durante la ejecución del proyecto y vincular el LookAhead con el avance semanal planificado en la curva S para un seguimiento más preciso del proyecto.

The project involves the construction of an educational institution in the district of Huallanca, Ancash region, through the mechanism of Works for Taxes. This institution covers an area of 4513.6 m2 and includes classrooms, administrative buildings, workshops, teachers' room, warehouses, sanitary facilities, and an auditorium. The allocated budget was S/ 25’485,284.05, distributed among various specialties such as architecture, structures, sanitary, electrical, mechanical, and communications installations. Deficiencies were identified in the technical dossier, which was developed by up to three different companies, with the last one (the executing company) being responsible for dealing with any eventuality in the project development. These deficiencies, discovered in week 16, included the presence of underground water and large, resistant rocks that could not be mechanically removed. Due to the issues, the general objective is to describe the implementation of an effective monitoring and control plan to mitigate the impact of deficiencies in the technical dossier on the Virgen de Fátima educational institution under the Works for Taxes modality. As part of the specific objectives, a monitoring plan was developed under the Last Planner System approach and two reports were generated, one using this approach and another employing the S-Curve tool. In the application of project monitoring and control, information derived from the schedule is presented, such as the Critical Path and milestone definition, representing the initial commitments of the Project Management Team. Additionally, the implementation of the Last Planner System in the project is explored, highlighting its key elements such as LookAhead, Log of Restrictions, Register of Non-Compliance Causes, and Percentage of Completed Activities. The deficiencies found in the technical dossier are also addressed, along with the measures taken to minimize their impact on the project timeline. Furthermore, the implementation and application process of the S-Curve is described. The analysis of results derived from the use of the Last Planner System indicates a challenging start during the first seven weeks, with a critical point in week 16 (when deficiencies in the technical dossier were discovered). However, corrective measures were implemented before week 18, resulting in improved performance until week 22, maintaining stability until week 33 (the last evaluated week). The lack of compliance with the weekly schedule caused a delay in the project, requiring a rescheduling of the timeline. A new S-Curve was created to reflect the actual progress of the project and the necessary rescheduling to meet the project's completion date. It was also concluded that the analysis of the project under the Last Planner System revealed the importance of the Log of Restrictions and weekly meetings to involve the team, although there were difficulties in monitoring due to uneven commitments. Deficiencies in the Technical Dossier were attributed to changes in companies and lack of criteria in exploration. Regarding control, the PAC improved after measures were taken in weeks 17 and 18, but financial and labor union unforeseen events arose. The S-Curve was rescheduled after week 21, achieving consistent progress and surpassing expectations, although the SPI showed delays until week 21, not always impacting the PAC, demonstrating a non-direct relationship. Regarding recommendations, it is proposed to conduct a more rigorous monitoring of the technical dossier before commencing the work, as well as improvements in the log of restrictions and the LookAhead. It is suggested to establish clear goals both before the start and during the execution of the project, and to link the LookAhead with the planned weekly progress in the S-Curve for a more precise monitoring of the project.