Implementación de la Norma Técnica Peruana para certificar las microformas con valor legal en una empresa de servicios

Abstract

Este trabajo presenta tres proyectos desarrollados durante la experiencia profesional, todos orientados a la mejora de servicios documentales y operativos en el sector empresarial. El primero consistió en la optimización del servicio de traslado de valijas, permitiendo anticipar entregas mediante un sistema de contra entregas. El segundo abordó el desarrollo de un módulo de mesa de partes digital, que centralizó la recepción de documentos y mejoró la trazabilidad en la gestión documental. El tercero, y principal, fue la implementación de la NTP 392.030-2:2015 para certificar microformas con valor legal en EXACT SAC. Para este último proyecto se aplicaron metodologías de mejora de procesos, análisis documental y rediseño operativo, acompañado de una capacitación intensiva al personal. Además, se documentaron procedimientos clave, se aplicó la metodología 5S y se evaluaron soluciones tecnológicas como parte del cumplimiento normativo. Los resultados obtenidos evidenciaron un 100% de cumplimiento de la norma, una mejora del 80% en tiempos de búsqueda, reducción de errores a 0%, y un ahorro financiero significativo gracias a la migración tecnológica. La empresa amplió su cartera de servicios y fortaleció su posición en el mercado. Se concluye que la aplicación de ingeniería en la gestión documental es clave para alcanzar eficiencia, trazabilidad y competitividad.

This professional report presents three projects developed in the context of real-world experience, all focused on improving document management and operational services in the business sector. The first involved optimizing the delivery of document pouches by implementing a counter-delivery system to expedite turnaround times. The second focused on developing a digital intake module that centralized document reception and enhanced traceability. The third and main project was the implementation of Peruvian Technical Standard NTP 392.030-2:2015 to certify legal- value microforms at EXACT SAC. This last project included process improvement strategies, documentation analysis, operational redesign, and staff training. Key procedures were formalized, the 5S methodology was applied to the workspace, and technological tools were evaluated to meet regulatory requirements. The results showed full compliance with the standard, an 80% improvement in retrieval times, complete elimination of registration errors, and significant cost savings due to a technological transition. The company expanded its service portfolio and strengthened its market positioning. The study concludes that applying engineering principles to document management is essential to achieve efficiency, traceability, and competitiveness.