Procedimiento de elaboración de órdenes de cambio para mantener indicadores de gestión de cambios positivos en proyectos de ingeniería

Abstract

El estudio se centra en una consultora de ingeniería cuyos proyectos se supervisan a nivel gerencial mediante dos indicadores clave de desempeño: el indicador de desempeño económico, que refleja si un proyecto opera con ganancias o pérdidas, y el indicador de desempeño temporal, que monitorea el cumplimiento de los plazos programados o los retrasos. Los indicadores clave se sustentan en indicadores de gestión de cambios para cambios en el alcance, el tiempo y el costo. Estos indicadores, mediante variaciones porcentuales, muestran la estimación correcta de las órdenes de cambio y garantizan que estas no afecten a los indicadores clave. En 2016, la consultora ejecutó tres proyectos de servicios de ingeniería bajo un contrato marco para un cliente del sector minero. Los indicadores de gestión de cambios resultantes fueron desfavorables para la consultora, lo que refleja una estimación deficiente de las órdenes de cambio. En respuesta, la consultora asignó un equipo externo, independiente de los tres proyectos, para identificar las causas raíz. El equipo concluyó que las métricas desfavorables se debieron a una estimación inadecuada de las órdenes de cambio, atribuida a la ausencia de directrices estandarizadas o procedimientos específicos para su generación. Para abordar esto, se estableció un procedimiento estandarizado para el desarrollo de órdenes de cambio con el fin de optimizar las métricas de gestión de cambios en proyectos de ingeniería. El procedimiento abarca la definición precisa de las cantidades entregables, la asignación adecuada de horas-hombre, el cálculo preciso del impacto en el tiempo y el cálculo preciso del impacto en el costo de todas las órdenes de cambio.

The study focuses on an engineering consulting firm whose projects are monitored at the management level using two key performance indicators: the economic performance indicator, which reflects whether a project is operating at a profit or loss, and the time performance indicator, which monitors compliance with scheduled deadlines or delays. The key indicators are supported by change management indicators for changes in scope, time, and cost. These indicators, through percentage variations, show the correct estimation of change orders and ensure that these do not affect the key indicators. In 2016, the consulting firm executed three engineering services projects under a framework contract for a client in the mining sector. The resulting change management indicators were unfavorable to the consulting firm, reflecting poor estimation of change orders. In response, the consulting firm assigned an external team, independent of the three projects, to identify the root causes. The team concluded that the unfavorable metrics were due to inadequate estimation of change orders, attributed to the absence of standardized guidelines or specific procedures for their generation. To address this, a standardized procedure for developing change orders was established to optimize change management metrics on engineering projects. The procedure encompasses the precise definition of deliverable quantities, the appropriate allocation of man-hours, the accurate calculation of the time impact, and the accurate calculation of the cost impact of all change orders.